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一、会议接待草案制定
1、与组织者联系，详细了解组织者的需求及会议代表的基本情况，制定合理、舒适、安全的接待草案。
2、详细介绍酒店及酒店设施介绍:包括酒店位置、菜单、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等告知组织者，提供分析及使用建议，以便组织者选择酒店。
二、活动前期准备清单
会议确定后逐一落实各项准备工作。
接待程序表:制定会议接待程序，落实各项细节。
酒店方面
第一时间与酒店负责人联系，着重介绍本团情况，并逐一落实各项要求。
1）房间数量及类型（标准间、商务房、工作人员用房间）客人用房–各种类型房间数、及方向位置（分布的楼层及是否靠近电梯）工作人员–用房数量及位置（后勤工作人员用房需要同客人在同一楼层，并尽可能靠近团中vip嘉宾的房间，以便为嘉宾提供快速、周到的服务）。房间布置–客人抵达前必须完成对房间清洁卫生工作，同时检查房间内设施是否能正常使用。抵达前1小时，按照要求为房间陪送水果(需每天更换)，房间号码-提前2天得到所有房间号码，并根据提供的分房名单进行分房。客人抵达宾馆前2小时，旅行社工作人员将抵达宾馆为所有客人办理入住手续，并领取房间钥匙。以便使客人抵达宾馆后，能快速领取钥匙进入房间。vip客人将有专人引领至房间。
2）酒店餐厅:根据提前确认的菜单，厨房精心制作每道菜品。开出独立的用餐区，仅供本团使用。所用餐具必须事前做好消毒工作，并且坚决杜绝使用有裂纹的餐具。
3）酒店布置:客人抵达前2小时，必须在酒店大堂醒目处悬挂好欢迎横幅。
4）行程用车:按照商议，保证车辆必须是8成以上的新车。驾驶员必须有极强的责任心，驾驶经验丰富。
5）导游员若干名，挑选形象气质具佳，经验丰富，服务态度好，并富有责任心的导游。
6）工作人员两名，同组织者保持紧密联系，完成组织者提出的各项要求。
旅游安排
1）根据时间，编排合理、舒适的游览日程表；
2）按照预先分发的旅游登记表的统计结果，安排豪华空调旅游车，每车的乘坐人数安排在85%，以保证客人的舒适；
3）每台车都将有明显的标志—号码；
4）每台车安排一名优秀的职业导游，负责途中讲解和景点介绍；
5）各车的导游员将负责时时提醒客人保持乘坐同一辆车，事先讲明游览路线与大致日程安排，注意集合时间及地点，并在每次更换游览地点前统计人数；
6）vip客人可以安排专门的优秀导游人员及车辆；
7）可以按照需要为每位嘉宾制作嘉宾证及旅游手册；
周前检查
在团队出发前一周，必须完成所有细节方面的确认。每项细节都必须向组织者汇报，并得到认可。同时将对本次旅游线路进行最后的实地检查，落实各接待方的准备情况现场实施及
1）现场实施过程中，严格按照事先制定的接待计划，严格实施并执行；
2）如有任何突发意外事件，总监将立即向组织汇报，并提出解决方案。事后必须立即将结果向组织者汇报；
3）活动期间分发我社接待意见表；
4）活动结束后统计意见结果，向组织者汇报；
5）根据客人的意见与建议不断改进服务内容与方式。