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任何一场大型会议活动，其会议管理都可分为五大步骤:会前准备、会议开始、会议进行，会议总结以及跟踪执行。常言道，会务管理是核心，活动管理是目标。因此，要想成功举办一场大型的会议活动，前期的会议策划是关键。
所谓会议策划，它是一种资源的整合与配置过程，都是在控制会议风险的基础上，使会议效果最佳。要想会议开得好，风险控制早做到。大凡一场会议活动最可能出现的失误，在不同的会议阶段有不同的表现。比如:
1、会前准备:会议主题和日程及任务分配不明确，参会人员毫无针对性，参会人员也准备得不充分。
2、会议开始:会议程序太过繁复冗长，主持人能力有限，主题变动随意，而且参会人员的层次参差不齐。
3、会议进行:会议讨论消极沉闷，甚至超出议题范围，会议过程拖沓，常常表现为议而不决。
4、会议总结:会议效果不明显，工作安排没有针对性，也没有条理清晰的会议总结。
5、跟踪执行:经常是那完那了，根本没有及时有效的后续工作跟进和信息反馈。
会议本身是一个很重要的管理工具和手段，通过会议策划，可以很好地对会议中的各个细节严格把关。犹如项目管理一样，需要进行不断地监控、不断地调整、不断地跟进，以确保项目及时、出色地完成。比如会议准备方面的策划，涉及到会议目标的设立、与会者的选择、会议时间的选择、会议地点的选择、会议议程的拟定、会议通知的派发等等。
不仅如此，会场布置检查的重点、预订会议地点的重点考虑项目、签订书面时的注意事项、烘托良好的会议氛围的技巧、会务管理人员分组、与会人员分组需注意的事项、会议证件的制作、会议纪念品、奖品的制备、会议名册的编制、开会前24小时的验收项目、开会前12小时的检查工作细则，以及会务物品准备的名细等等，都非常重要。
日前，我参与了一项中国人口健康援助工程系列活动的项目策划。作为该项目的主要策划人和执行督导，我深深感到，要成功举办大型的会议活动，必须让全体工作人员和与会代表明确该项活动的目的和意义。于是，我对本次会议的活动主题、活动宗旨、活动目的及活动目标都进行了反复提炼，现分享如下:
活动主题:
主标题:中国人口健康援助工程系列活动
副标题:拥抱健康时代专题讲座暨援助工程启动仪式
横幅:了百姓心愿圆人类梦想
关爱时时有援助处处在
为天下家庭减轻负担让天下百姓快乐健康
活动宗旨:
为天下家庭减轻负担，让天下百姓快乐健康。
活动目的:
让各级计生与卫生系统充分了解中国人口健康援助工程，了解其独特的宣导和服务，以消除百姓对援助工程的陌生感及对高昂医疗费的恐惧心理。树立关爱时时有，援助处处在的服务人口健康事业的品牌形象，从而促进援助工程的全面推进。
活动目标:
1、参会人数:200人（综合考虑到活动的整体效果、费用支出、到会人数、现场气氛营造等因素，限200人规模较为理想）。
2、预期收获:参与的单位和个人乘兴而来，满意而归。
3、塑造形象:以各项产品和服务让受益百姓记住援助工程，并树立强势品牌形象。
4、传播品牌:形成一套成熟的品牌传播方案，以不断优化复制。
为了控制风险和提升会议效果，我又对会议流程、现场管理及会场布置等做了精确设计，精确到从现在起的每人、每天、每事，甚至精确到会议当中的每人、每事、每分钟。如:
时间 事项
07:00 盘点清查各种物品的准备情况。
07:10 确定能够到会的嘉宾，并建立与会代表数据库、打印表格。
07:20 相关人员带齐各种物品从组委会出发。
07:50 到达会场，开始会场外的布置。
08:30 开始会场内的布置，调试各种设备及网络。
09:10 会场布置完成，相关人员待命。
09:20 与会代表开始在会场门口聚集，等待入场。
09:30 开始入场，礼仪、检票、护卫、主持、与会代表、专家、领导等就位。
09:50 播放视频
09:55-10:00 幕后音
10:00-10:05
10:05-10:07 护卫领导一入场，播放拉德茨基进行曲
10:07-10:20 领导一讲话
10:20 鲜花
10:20-10:22 护卫领导一退场播放退场音乐
10:22-10:25 主持
10:25-10:27 护卫领导二入场播放拉德茨基进行曲
10:27-10:35 领导二讲话
10:35 鲜花
10:35-10:37 护卫领导二退场播放退场音乐
10:37-11:10 专家演讲:拥抱健康时代
11:10-11:30 演示产品
11:30-11:40 试点代表受赠，领导授匾授牌
11:40-12:00 受赠代表讲话（4位）
12:00-12:05 领导退场播放会后音乐
12:05-12:15 代表入席午餐宴会
12:15-12:20 组委会领导:
12:20-13:30 午餐宴会产品演示区及体验区开始活动
13:30-14:00 欢送嘉宾出场
14:00 会场清理