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一、会议的作用与种类
会议是社会生活、政治生活中一种经常的广泛的活动形式。各国各界、各行各业、各党各派无不使用这种活动形式。国外一些社会学家断言，人类进入了一个会议的时代。全世界每年举办的各种会议数十万个，与会者约上亿人次。法国是世界上最大的会议中心。至于全国基层单位举行的会议就更多了。原来我认为中国的会议多，资本主义会议不多，其实不然，据说日本的国家工作人员40%的时间在开会，真正成为会议的海洋。
在我国，会议已成为党和国家机关、企事业单位实行集体领导的基本方法之一，已经成为各级党政机关、企事业单位进行民主决策和处理日常工作的一种重要方式，是宣传、贯彻、执行党和国家的路线、方针、政策，统一思想，提高认识，交流经验，布置工作，统筹协调，解决问题的重要手段。它体现着党的民主集中制原则，集体领导原则和群众路线原则。我们党的历史上，凡重大问题都是通过会议认真讨论才进行决策的。如在浙江南湖召开的第一次党代表大会、遵义会议、三中全会都是决定中国前途和命运的历史性会议。
概括的讲会议主要有5大功能。一是决策功能，如三中全会通过认真研究，制订了党的一个中心两个基本点的基本路线。二是执行功能，如自治区4月中旬召开社会治安工作会议，这个会议传达贯彻中央召开的全国社会治安工作会议精神，制订了我区开展严打整治斗争的方案。三是沟通职能，如各种形式的交流会、情况通报会。四是协调功能，各种形式的汇报会、协调会。五是监督功能，总结、评比会，都能起到监督的作用。
会议的种类很多，一是工作会议，研究解决工作中的问题，推进各项任务的完成；二是业务会议，研究解决某个业务系统中的问题，如劳资会议、财政会议；三是座谈会议，如茶话会，不决定重大事件，主要是交流经验，统一认识；四是纪念会议，如纪念中国共产党成立80周年的纪念大会。
二、秘书在会议的各个阶段要做的工作
会议秘书工作是秘书部门的一项基本职能。秘书要做的工作很多，概括起来就是办文、办事。会议秘书工作既办文，又办事，是一项综合性的工作，又是经常性的工作。这里有大量的文字工作，组织协调工作和事务性工作要做，是对秘书人员能力水平的检验，如果能把会议组织好协调好，这说明你这个秘书是合格的。
（一）要做好会议的准备工作。准备工作很重要，准备是否充分，直接影响会议的质量和效果。一个会议，可能一两天就开完了，但准备工作可能要一两个月，甚至更长。不同的会议，准备的内容不同，如党代会、人代会，主要是和人事的准备；工作会议主要是材料的准备，庆祝大会主要是和会场的准备等。
一般的说，准备工作包括以下内容:1拟定会议；2选定会议议题；3拟定会议议程、日程、程序；4准备会议文件；5确定出席、列席会议人员；6与会人员编组；7选定、布置会场；8排列座次；9制作分发证件；10发会议通知；11制定会议须知；12负责会议报到；13会议秘书机构的置设及分工；14申请会议经费。
会议:包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。
会议的议题:就是会议需要研究解决的问题，是会议的主题和灵魂，其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议如最近在乌苏召开的教育转化某团伙痴迷者现场会议，议题就是一个，就是学习推广乌苏市教育转化某团伙人员的经验。有的一个会议有几个议题，如县委常委会，讨论职工下岗再就业问题，大学生的分配问题，财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应，如县委常委会讨论的问题，就是在全县有指导意义和带有全局性的问题，那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题，不要拿到常委会议上解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别，党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。
会议议程:是会议解决问题的概括安排。
会议日程:是指在一段时间内会议进程的具体安排，它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。
会议程序:是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用，不需要发给与会者。
会议文件的准备:在会议准备工作中，起草好会议文件是最重要的准备工作，花费的时间最长，投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量，传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较多，有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来，领导讲话和是主要文件，要下大功夫写好。关于会议文件如何写，这里不能详细讲了，有几个同志专门讲这个问题。
关于会议通知，会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种（通知）组成。正文:写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点，是否提供交通工具，可否带工作人员。落款:包括发文单位和发出日期，有的要加盖公章。
关于与会人员的编排分组，分组的目的是便于讨论问题，一个会议，如果只开大会，就不必编组，如果要讨论，人又很多，就要编组。编组的方法，一是按照地域分组，如召开自治区党委扩大会议，一个地区一个组；二是按行业分组，如党群口一个组，农业口一组，宣传文教口一组，政法口一组等，三是既按地域又按系统行业分组，按地区分几个组，机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工，分到各组，主要领导可以不分组，愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任，一般指定职务较高，组织能力较强同志担任，要有代表性，有民族的，有汉族的，有地区的，也有部门的。分组名单下面，还要注明讨论地点和小组秘书。
关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处，指定几名负责人，秘书处下设几个组，如秘书组:负责值班、组织协调、印发文件；会务组:负责会场的布置、管理、服务；宣传组:负责宣传报道和对记者的组织管理；翻译组:负责翻译成几种文字；保卫组:负责安全警卫；总务组:负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小，不要设这么多的小组，可以由会务组统一管起来。
会议须知:一般包括5个部分。1、作息时间表；2、日程表；3、分组名单；4、会议秘书机构人员名单及房间号；5、注意事项，包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。
会场布置:会场的布置直接影响会议的效果，会场的布置要与会议的规模和内容相适应，党的代表大会要朴素大方，人民代表大会庄严隆重，庆祝大会要喜庆热烈，追悼大会要肃穆庄严，座谈会要和谐融洽，纪念性会议要隆重典雅，工作会议要简单舒适。主席台一般安排主席团成员或者职务比较高的同志，座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少，可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台，主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标，一般为红底黑字，字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽，会徽两边挂红旗，红旗一边五面为宜，为调节会议气氛，主席台前可以摆鲜花，会场的四周可以张贴标语。另外座位前桌子上要摆座签，有的只摆主席台，有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好，会前要试试响不响。
会议证是出席会议的凭证，上面标明会议名称，使用者姓名、性别、发证日期、号码，有的还要贴照片。会议证又分出席证、工作证、记者证，可用不同颜色区别。
（二）会议进行阶段要做的工作
在进行阶段，要按照各自分工，做好会务工作和各项服务工作，确保会议的顺利进行。这里着重介绍会议记录和简报工作。会议记录是为起草会议简报、会议纪要乃至正式文件奠定基础，也是为会后进一步研究问题，总结工作提供重要参考材料，也为查考历史提供依据和凭证。如遵义会议是历史上具有重大意义的一次会议，但因没有记录，对会议的重要情节长期没有搞清楚，1984年发现陈云同志在长征途中传达遵义会议的手稿，手稿是根据会议记录整理的，为搞清遵义会议的真实情况提供了依据。搞好记录，要本着三个原则，一要按照会议的真实情况，忠实的记录，凡记下来的要符合原意，不能根据自己的好恶，歪曲人家的发言，听不清的要问一下，核对一下。二是要快，字要小，字距要短，可以使用简称。三是择要而记，记录一小时只能写3000多字，而说话可以达10000多字，无论如何记不下来，记录要抓住要点，记主要观点、精辟论述、结论性意见以及有争议的问题，一般性的内容可以不记。
比较大型的会议，一般都出简报，简报的作用有:一是便于领导同志了解会议全貌，掌握会议进程，对会议进行指导，发现问题及时解决；二是便于各与会人员交流经验，沟通情况；三是为日后研究工作提供可靠的资料。
写简报要做到四点。一是简报要简，要突出重点，精练内容，最好不超过1000字，有的简报不简，有言必录，把发言的全部内容都写上了，使人看了头痛；二是要快，一般情况，上午的发言，下午要写出来，下午的发言晚上要写出来，第二天上午要送到与会人员。有的简报几天写不出来，会议开完了，简报才出来，成了马后炮；三是真实客观，包括人名、地名、时间、数字、引文，都要准确无误。对事实不能有任何夸大、缩小、虚构，更不能把自己的观点强加于人。为了做到真实，写好后，要交当事人过目；四是突出重点和特点，现在简报通病就是没有特点，空话，套话太多，泛泛的一般表态，给人千篇一律，千人一面之感，这种简报实在不愿意看。简报要舍弃一般的内容，在开头交代某某组在谁主持下讨论，哪几位同志发言，然后开门见山，把最精辟的内容写出来。
（三）会议结束阶段，这阶段时间短促，要做的事情比较多，秘书这个阶段也比较忙，搞不好容易出差错，这个阶段要清理文件，哪些可以带走，哪些要收回，要开出单子，对走的人需要帮助买机票、车票。对会议形成的文件，有些需要会后修改定稿印发。有的会议会后要写纪要。关于会议纪要的写作，有同志专题讲，我不重复。
三、改进会风，提高工作效率
开会是进行决策，指导工作不可缺少的方式。但如果过多过滥，形成会海，也会劳民伤财，造成灾难。会议太多，特别是无关紧要的会也要领导参加，使领导宝贵的时间淹没在会海里，没时间深入基层，调查研究，解决问题。开会就要花钱，有限的经费被无用会议占用，使该解决的问题解决不了，也给交通和宾馆造成紧张。有的利用开会之机大吃大喝，乱发纪念品，有的以开会之名，搞公费旅游，在群众中造成不良影响。这些现象必须克服。如何改进会风，提高会议效率，首先要控制会议的规模、规格和会期。一是从会议内容上控制。凡是可开可不开的会议坚决不开，不解决问题的会议坚决不开，可以合并的会议不单独开；二是从会议规模和规格上控制。本着宁少勿多，宁小勿大的原则，严格控制会议规模和规格，参加会议的人数减少到最低限度。凡能开小会解决的问题就不要开大会，凡参加一个人能解决的问题，就不要来两个人，少带或不带工作人员。部门能解决的问题，不要以党委或政府的名义开会。部门的会议不要都请领导参加，确有必要，可只请主管领导参加，其他领导不要陪会；三是从会议时间上控制。本着宁短勿长的原则，开一天能解决问题的会，不要开成两天，开半天能解决问题的会，不要开一天。时间安排要紧凑，不要搞得松松垮垮。有的会开的长与讲话不精练有关，废话、空话、重复的话太多。一件事情张书记讲了，李书记讲，托乎提县长讲了，买买提县长又讲，讲话的角度差不多，观点差不多，内容差不多，浪费时间。一个人讲清楚了就可以了，别人不要重复，如果要讲要有新内容；四是从会议形式上控制，可以用电话、电视、广播等手段办到的事情，如表彰先进等，可以不开会，能用电话会、电视会解决的问题，就不要把人召来开会；五是从会议经费控制。规定会议经费标准，不得突破，不得挤占其他经费，不得摊派，转嫁负担。
（二）会议要俭朴节约，禁止以开会之名大吃大喝，铺张浪费，乱发钱物，禁止以开会之名搞公款旅游，国家明文规定不得到黄山、桂林等风景区开会。
（三）会议内容要实在，要确能解决问题。反对搞形式主义，作表面文章或会而不议，议而不决，决而不行，行而不果。
（四）要严格会议纪律，使会议开得紧张、紧凑，尽量避免迟到、早退、缺席现象。
四、对会议秘书的要求
1、会议秘书要有较强的办事能力和组织协调能力，较高的文字水平。
2、秘书人员要正确认识自己在会议的角色，摆正自己的位置，树立牢固的服务观念，不厌其烦地为与会者提供优质服务。
3、工作要细致周密。会务工作是很细致具体的工作，而且带有政治性，如果在哪个环节上出了问题都会造成不良影响，因此，计划要订的细一些，想的周到一些，不要漏项。分工要明确，出了问题把板子打在具体人员身上，一个人想问题往往不全面，计划要让大家讨论把关。部署的工作要进行检查，如会场布置好了，会前要去看看，会标对不对，座签摆的是否合适，麦克风响不响，发现问题及时纠正，千万不能粗枝大叶。
4、要注意保密。多数会议都带有机密性，对会议的内容，包括时间、地点、与会人员、议题和日程安排及文件资料都要保密。有些会议，会上保密，会后公开或部分内容公开，何时公开或哪些内容可以公开，都要请示领导，不要自作主张。